Порядок работы исследователей с документами и научно-справочным аппаратом к ним определяется правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, Законами РК «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года, «О защите государственных секретов Республики Казахстан» от 19 января 1993 года, Положением об Архиве Президента Республики Казахстан, утверждённым распоряжением Президента РК 15 июня 1999 г. № 52.

Для получения разрешения на работу в читальном зале Архива Исследователь представляет:

  1. Официальное письмо организации, направившей его в Архив Президента РК, в котором указываются фамилия, имя, отчество исследователя, его должность, ученая степень (звание), цель и тема исследования, ее хронологические рамки. Письмо должно быть оформлено на гербовом бланке организации, подписано его первым руководителем.
  2. План исследования, заверенный научным руководителем.
  3. Справку к заявке № ___ о прохождении регистрации и утверждении темы в Научно-координационном центре АН РК.

Граждане допускаются к работе над документами по личным заявлениям.

Зарубежные исследователи оформляются на равных правах с гражданами Казахстана на основании официального письма принимающей их организации или зарубежного научного учреждения, а также по личному заявлению.

Архив ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов. К таким документам и делам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы кадровых служб, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, информация о состоянии здоровья, личная переписка интимного характера.

Использование архивных документов личного происхождения: возможно с согласия владельцев или их наследников (ст. 16. п. 3 Закона о НАФ). Скотч в Астане — Упаковка Казахстан.
На документы, которые не утратили оперативную значимость, и поступившие в Архив до истечения срока ведомственного хранения (15 лет) необходимо письменное разрешение организации — фондообразователя.
Разрешение на пользование документами Архива Президента РК исследователям дает директор или его заместитель.

1.2. Оформление исследователя в читальном зале

  1.  Исследователь, допущенный к работе над документами Архива, должен ознакомиться с Правилами работы читального зала, затем заполнить анкету установленного образца, 2 экземпляра карточки учета тематики исследования.
  2. В целях оказания помощи в подборе документов и в работе над ними Исследователю предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам: описи, перечни, каталоги, автоматизированные информационно-поисковые системы и базы данных, путеводители и, при необходимости, организуются консультации ведущих специалистов Архива.