Известное изречение «без документа нет истории, без прошлого нет настоящего, без настоя-щего нет будущего» достаточно точно выражает суть и назначение архивов, хранящих колоссальный объем исторических документов.

Президент Республики Казахстан Н. А. Назарбаев проявляет большую заинтересованность и постоянную заботу о сохранении и приумножении культурного наследия, составной частью которого является Национальный архивный фонд. Работа по сохранению и использованию духовных ценностей многонационального народа Казахстана рассматривается как важная часть государственного и культурного строительства нашей страны.

В документах Национального архивного фонда нашли отражение многоаспектные стороны политической, социально-экономической, научной, культурной деятельности государства и общества. В этой, поистине, бесценной сокровищнице особое место занимают уникальные документы по новейшей политической истории Казахстана, значительная часть которых бережно хранится и эффективно используется в Архиве Президента Республики Казахстана.
Сегодня Архив представляет собой современный, технологически оснащенный комплекс, выполняющий основные задачи в сфере информационно-архивного обеспечения деятельности Президента Республики Казахстан, его Администрации и других государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Главе государства.

Архив Президента Республики Казахстан образован Указом Главы государства в 1994 году на базе Центрального государственного архива новейшей истории.

Архив размещен в здании, построенном по типовому проекту в 1974 г., имеет 8 архивохранилищ и служебные помещения. Архивохранилища оснащены металлическими стеллажами протяженностью около 29 тыс. метров, подключены к автоматизированным системам искусственного микроклимата и охранно-пожарной сигнализации.

По состоянию на 1 января 2012 г. в Архиве насчитывается более 744 тыс. единиц хранения за 1918–2008 гг., из них:

  • более 680 тыс. ед.хр. на бумажной основе;
  • более 10 тыс. ед.хр. аудиовизуальной документации;
  • более 56 тыс. ед. хр. (6 925 тыс. кадров негативов микрофильмов и микрофиш) страхового фонда копий особо ценных документов;
  • более 1 тыс. документов на электронных носителях.

Архивные фонды государственных органов открыты для общественного доступа по 1995 г. включительно.

В архивных фондах «Президент Республики Казахстан», «Министерство иностранных дел Республики Казахстан», «Республиканская гвардия Республики Казахстан», «Управление Делами Президента Республики Казахстан», «Межгосударственный Совет Республики Казахстан, Кыргызской Республики, Республики Узбекистан и его Исполнительный комитет», «Казахстанский институт стратегических исследований при Президенте Республики Казахстан» и других сосредоточена уникальная информация, отражающая эпохальные события становления суверенного государства, многоаспектные вопросы внешней и внутренней политики, международные отношения, важнейшие процессы преобразования экономики, социально-культурное развитие страны.

Здесь же хранятся подлинники актов Президента Республики Казахстан, тексты его выступлений на международных конгрессах, форумах и встречах.
Документы государственных органов дополняются документами политических и общественных организаций: Народно-демократической партии «Нур Отан», Социалистической партии, Партии народного единства Казахстана, Казахстанского добровольного историко-просветительского общества «Адилет».

В фондах ЦК Компартии Казахстана, ЦК ЛКСМ Казахстана, а также их предшественников сосредоточена обширнейшая информация об общественно-политической и социально-экономической жизни республики в эпоху социализма. Особый интерес представляют документы об образовании Казахской АССР, истории насильственной коллективизации и политических репрессий тоталитарного режима, индустриализации края, депортации репрессированных народов в Казахстан, о Казахстане в годы Великой Отечественной войны, об освоении целинных и залежных земель.

С 1998 г. Архив начал сбор документов личного происхождения. Это, прежде всего — документы политических, государственных и общественных деятелей Казахстана. Сейчас на государственном хранении находится 60 личных фондов (более 7 тыс.ед. хранения). В их числе фонды К. К. Токаева, З. Л. Федотовой, В. Н. Шепеля, С. С. Джиенбаева, Ш. Ж. Жаныбекова, М. Бейсебаева, М. Т. Оспанова, А. Т. Алимжанова, М. К. Козыбаева, Г. К. Бельгера, С. К. Кубашева, А. П. Рыбникова, М. А. Жихарева, О. Батырбекова, З. С. Омаровой, А. А. Алыбаева, М. И. Исиналиева и других видных государственных и общественных деятелей.

Выполняя основную задачу по обеспечению сохранности документов, Архив проводит комплекс профилактических работ по поддержанию оптимального температурно-влажностного режима и физико-химической целостности материальной основы документов на различных видах носителей.

За годы, прошедшие со дня образования Архива, отреставрировано около 1 300 тыс. листов документов, переплетено и подшито 105 тыс. дел, восстановлено около 12 тыс. листов слабоконтрастных и затухающих текстов. На микрофиширующем комплексе изготовлено более 2 000 тыс. кадров микрофотокопий особо ценных документов, а также для использования исследователями в читальном зале Архива.

Особое внимание уделяется пополнению Национального архивного фонда информативно полноценными документальными комплексами. Значительно расширился круг учреждений — источников комплектования: с 9 — в 1994 г. до 34 — в 2011 г., а также 99 фондообразователями по комплектованию документами личного происхождения.

Учреждениям, входящим в сферу обслуживания Архива, оказывается необходимая научно-методическая и практическая помощь в разработке нормативных документов по организации делопроизводства и архивному хранению, в проведении экспертизы ценности документов и отбору их на государственное хранение.

Сотрудники Архива принимают активное участие в работе по повышению квалификации работников ведомственных делопроизводственных и архивных служб. За истекший период проведено более 70 семинаров-совещаний и деловых игр по закреплению практических навыков документирования.

Поиск необходимой информации среди огромного массива документов невозможен без хорошо налаженной системы научно-справочного аппарата. В Архиве насчитывается 3,1 тыс. архивных описей, раскрывающих содержание хранящихся дел. К описям наиболее значимых фондов составлены различные указатели. К рассекреченным фондам республиканских контрольных органов Компартии Казахстана созданы описи-указатели. В 2001 г. впервые издан справочник «Архив Президента Республики Казахстан. Путеводитель», который дает полное представление об архивных фондах, о составе и содержании наиболее значимых из них. Изданы первый и второй выпуски Справочника по фондам личного происхождения.

К услугам исследователей предоставлена система каталогов, насчитывающих более 180 тыс. карточек с разносторонней информацией по новейшей истории Казахстана. В Архиве ведется постоянная работа по развитию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата к документам. Все фонды первой категории по состоянию на 01.01.2012 имеют обязательный научно-справочный аппарат. Продолжается формирование каталога к документам наиболее часто используемого фонда № 708 «ЦК Компартии Казахстана» (156 780 карточек).

За годы существования Архива разработаны и внедрены 15 автоматизированных учетных и информационно-поисковых баз данных:

  • «Архивный фонд»;
  • «Акты Президента Казахской ССР»;
  • «Электронный каталог (период Независимости)»;
  • «Номенклатурные кадры советского Казахстана»;
  • «Учреждения — источники комплектования АП РК»;
  • «Директивные решения высших органов власти»;
  • «Личные дела»;
  • «Именной каталог документов личного происхождения»;
  • «Именная картотека документов личного происхождения»;
  • «Источники комплектования АП РК документами личного происхождения»;
  • «Особо ценные документы»;
  • «Библиотечный фонд»;
  • «Справочно-информационный фонд»;
  • «Бухгалтерия — 1 С»;
  • «Кадры».

Внедрена система «Электронный архив государственного органа».

Для обеспечения автоматизированного поиска и обработки информации в Архиве используется 2 сервера, 59 персональных компьютеров, 8 рабочих станций, 15 сканеров, 50 принтеров. Действует локальная сеть. В Архиве функционируют три информационные системы: СЭАГО, ЕСЭДО и Электронный каталог АП РК — Летограф.

Архивом организовано широкое использование и публикация документов Нацио-нального архивного фонда, которые представляют собой вид научной работы и направлены на обеспечение государственных и общественных потребностей, проведение исследований по проблемам новейшей истории Казахстана и разработку вопросов современной политологии.

За истекшие годы издано 50 документальных сборников и справочно-информационных изданий в 55 томах. (Полный список — см. рубрику «Издания и публикации Архива»). С 1998 г. Архив ежегодно выпускает Календарь знаменательных дат (по документам Архива).

Коллектив Архива успешно сотрудничает с научными учреждениями и общественными организациями. Работники Архива приняли участие в 82 научно-практических конференциях, на которых сделали более 80 докладов и сообщений по проблемам новейшей истории Казахстана. Регулярно проводятся презентации документальных сборников, круглые столы по различной тематике, а также встречи с видными общественными и государственными деятелями, научными работниками.

Все эти годы Архив тесно сотрудничает и со средствами массовой информации. По проблемам политической истории была подготовлено более 250 статей и интервью для газет: «Егемен Казакстан», «Казахстанская правда», «Аргументы и факты», «Литер», «Алматы акшамы», «Коре ильбо», «Дойче Альгемайне Цайтунг» и др., журналов: «Мысль», «Акикат», «Жулдыз», «Простор», «Нива», «Мир закона», «Отан тарихы», «Казак тарихы», «Архивы Казахстана», «Отечественные архивы» (Москва), «Агсhion» (Варшава), 98 радио- и телепередач. Архив принял участие в подготовке документального телевизионного сериала «Бiрiншi» для телеканала «Хабар». Самостоятельно, а также совместно с Президентским центром культуры РК, Центральным государственным музеем РК, Центральным государственным архивом РК, Государственным архивом Алматинской области подготовлено более 70 выставок и проведено более 190 лекций-экскурсий. Регулярно проводятся Дни откры-тых дверей.

На базе Архива проводится учебная и производственная практика для студентов исторических факультетов высших учебных заведений.

Разносторонний по составу и высокоинформативный комплекс документов, хранящихся в Архиве, привлекает внимание многочисленных отечественных и зарубежных исследователей, изучающих новейшую историю Казахстана. За семнадцать лет в читальном зале работали 2 565 исследователей, в том числе — из России, Украины, Армении, Узбекистана, США, Великобритании, Канады, Германии, Японии, Франции, Италии, Польши и Румынии. Их интересовали документальные источники о трансформации политической системы Казахстана в 20–30 годы, социальных проблемах освоения целины, о развитии экономики, сельского хозяйства, культуры, о социальной и политической истории ГУЛАГа и многие другие темы. В тоже время Архив обеспечил выполнение более 5 тыс. тематических и социально-правовых запросов государственных органов и граждан.

Коллектив Архива проводит большую методическую работу. За эти годы подготовлено свыше 80 различных нормативно-методических пособий. Опыт работы Архива, отраженный в «Методических рекомендациях по созданию архивных коллекций документов первичных организаций Компартии Казахстана», был распространен среди архивов республики.

Архив Президента РК с каждым годом все увереннее обретает статус республиканского научно-методического центра для государственных и ведомственных архивов страны.

По инициативе Архива и на его базе в сентябре 2006 г. впервые был проведен Республиканский семинар-совещание «Электронный документооборот и электронные архивы», на котором были обсуждены основные проблемы развития новых технологий в управленческом процессе, и, прежде всего, создания «электронного правительства», внедрения электронного документооборота и электронного архива.

В Архиве образован и успешно функционирует Справочно-информационный фонд, который представляет собой совокупность научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, археографии, смежных с ними исторических дисциплин. В СИФ содержится более 1800 единиц методической литературы. Кроме того, в библиотеке собрано свыше 43 тыс. экз. книг, более 15 тыс. экз. журналов и более 3 тыс. подшивок газет, которые используются сотрудниками Архива и исследователями. Созданы и активно используются в работе электронные каталоги — базы данных «Библиотечный фонд» и «Справочно-информационный фонд», в которые введены все имеющиеся на сегодня в Архиве книжные издания и методические пособия.

Развивается сотрудничество с архивными учреждениями зарубежных стран и Международным Советом Архивов (МСА). С 2003 г. Архив является членом Евразийского отделения МСА и принял участие в Конгрессах архивов (Пекин, Севилья, Вена), а также в 7 Международных конференциях по архивному делу (Стокгольм, Самара, Москва, Астана, Ереван).

Архив имеет свой филиал в г. Астане.

Архив Президента РК за эти годы стал не только крупным хранилищем документов по политической истории Казахстана, но и занял значимое место среди других государственных архивов, музеев и научных учреждений, как один из центров популяризации ретроспективной документной информации и исторических знаний.